Ocr là gì? Giải pháp tối ưu hóa lưu trữ tài liệu cho mọi tổ chức

Là một người làm công việc văn phòng hoặc những công việc đòi hỏi bạn phải thường xuyên scan (quét) tài liệu thông qua ghi chú viết tay hoặc những thông tin khác trên tài liệu, vậy thì chắc hẳn bạn cũng đã nghe nói qua về Ocr. Tuy nhiên, bạn có hiểu rõ Ocr là gì và đây có phải là giải pháp tối ưu hóa lưu trữ tài liệu cho mọi tổ chức không? Hãy theo dõi hết bài viết này để được giải đáp nhé!

Bạn đang đọc: Ocr là gì? Giải pháp tối ưu hóa lưu trữ tài liệu cho mọi tổ chức

Ocr là gì?

Khái niệm

Ocr được viết tắt từ cụm từ Optical Character Recognition (tạm dịch: nhận dạng ký tự quang học). Ocr là ứng dụng được sử dụng cho phép người dùng đọc văn bản ở file ảnh và tạo ra một bản sao kỹ thuật số của các ký tự viết tay, in ấn hoặc nhập máy đã được quét.

Ngày nay, mọi người sử dụng Ocr phổ biến để nhập dữ liệu. Đặc biệt ở Ocr còn có khả năng kỹ thuật số dưới nhiều định dạng tài liệu khác nhau như hộ chiếu, hóa đơn, tài liệu, danh thiếp,…

Cách thức hoạt động

Khi sử dụng Ocr, ứng dụng sẽ quét một tài liệu viết tay hoặc in ấn và sẽ được lưu dưới định dạng tệp TIF. Và lúc này, người dùng có thể dễ dàng đọc hình ảnh này thông qua màn hình hiển thị.

Đồng thời, tùy thuộc vào máy tính mà chúng sẽ tồn tại một loạt hình ảnh có chấm đen hoặc chấm trắng. Và lúc này, công nghệ nhìn vào từng đoạn của hình ảnh để xác định các dấu có khớp và chính xác với nhau hay không.

Lợi ích khi sử dụng Ocr

Tìm kiếm và chỉnh sửa dễ dàng

Ocr giúp người dùng tạo ra nội dung văn bản của tài liệu đã được quét. Đồng thời, chúng còn có thể tìm kiếm và xác định vị trí các phần của văn bản tài liệu thông qua từ khóa.

Ngoài ra, Ocr cũng cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu bằng trình xử lý văn bản, giúp người dùng tiết kiệm được thời gian và thao tác nhanh hơn trong việc chỉnh sửa văn bản.

Cập nhật dữ liệu nhanh chóng

Ocr đảm bảo cho người dùng tính năng cải thiện hiệu quả và nhanh chóng trong các công việc văn phòng, cũng như nâng cao năng suất làm việc.

Bởi vì nhìn chung, hầu hết công việc văn phòng hiện nay thì nhu cầu scan (quét) tài liệu ngày một phổ biến. Vì vậy mà khi sử dụng Ocr sẽ giúp bạn cập nhật dữ liệu nhanh chóng và chính xác cho người dùng.

Tìm hiểu thêm: Bật mí ý nghĩa của hoa đồng tiền | Điều mà bạn còn chưa biết

Hỗ trợ người khiếm thị

Ocr còn được phổ biến vì khả năng hỗ trợ cho người mắc bệnh mù và khiếm thị hoặc những người có ảnh hưởng về thị giác. Bởi khi mà khả năng quét và đọc các từ trên màn hình của Ocr vô cùng tiện ích. Đồng thời cũng vì thế mà những người gặp vấn đề về thị giác hoàn toàn có thể hiểu được nội dung của văn bản.

Điểm hạn chế của Ocr

Đi đôi với những lợi ích mà Ocr mang lại, thì chúng cũng không thể nào tránh khỏi những điểm hạn chế cho người dùng như:

• Đa số những ứng dụng, phần mềm có Ocr khả năng nhận dạng chính xác khoảng 80 – 90% thông qua hình ảnh rõ nét.
• Những hình ảnh truy cập có màu chữ và màu nền khá tương đồng (hai màu không có sự chênh lệch lớn) khiến cho Ocr sẽ gặp khó khăn trong vấn đề nhận dạng. Và vì thế mà kết quả nhận dạng sẽ không được khả thi lắm cho người dùng.
• Thêm vào đó, ở thời điểm hiện nay các ngôn ngữ ngày trở nên phong phú và đa dạng thì công nghệ Ocr lại chưa thể nào đáp ứng chức năng đa ngôn ngữ và chưa hỗ trợ cho tất cả ngôn ngữ.

Có nên sử dụng Ocr không?

Nhìn chung, Ocr là một công cụ hiện đại đáng để người dùng sử dụng và lựa chọn thao tác. Thêm vào đó, khi nhu cầu về giảm tải lượng giấy tờ lưu trữ đang được phổ biến hiện nay thì Ocr không chỉ giúp người dùng sao chép tài liệu nhanh chóng, chính xác, tăng năng suất hoạt động trong công việc mà còn giảm tải đáng kể một không gian lưu trữ cho các tổ chức, doanh nghiệp nữa đấy nhé.

>>>>>Xem thêm: Kích thước thảm yoga chuẩn là bao nhiêu? Cách chọn thảm yoga phù hợp

Trên đây là những thông tin về Ocr là gì? Giải pháp tối ưu hóa lưu trữ tài liệu cho mọi tổ chức. Hy vọng bài viết đem đến những thông tin hữu ích. Chúc các bạn có thể quét được những tài liệu bạn mong muốn một cách đơn giản và nhanh nhất!