Có lẽ bạn đã từng nghe qua phương pháp Pomodoro thông qua sách báo,mạng xã hội,…Thế nhưng, bạn vẫn chưa hiểu rõ về phương pháp này và chưa biết cách áp dụng nó vào để quản lý thời gian của bạn ? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp Pomodoro là gì và cách quản lý thời gian bằng phương pháp Pomodoro.
Bạn đang đọc: Pomodoro là gì? Quản lý thời gian bằng phương pháp Pomodoro
Contents
Pomodoro là gì?
Pomodoro (tên tiếng anh là Pomodoro Technique) là một phương pháp quản lý thời gian được Francesco Cirillo, là giám đốc điều hành của một công ty phần mềm tại Ý nghĩa ra vào năm 1980.
Trong quá trình sáng tạo ra phương pháp này, Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian thế nên ông đặt tên cho phương pháp này là Pomodoro. Bởi Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là quả cà chua.
Lấy cảm hứng từ khi còn là sinh viên, Cirillo rất khó để tập trung vào việc học. Ông đã nghĩ ra giải pháp cho mình bằng cách tập trung cao độ trong thời gian 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút và lại bắt đầu tập trung tiếp 25 phút.
Mỗi 25 phút làm việc tập trung cao độ, ông gọi nó là một Pomodoro và cứ sau bốn phiên Pomodoro sẽ có một khoảng thời gian nghỉ ngơi dài hơn khoảng 15 – 30 phút.
Phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung cao độ để học tập, làm việc trong thời gian ngắn, cải thiện sự mất tập trung của bản thân.
Với những khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên giữa các phiên Pomodoro sẽ giúp bạn nạp năng lượng và thúc đẩy sự tập trung bền vững, nâng cao năng suất làm việc hơn so với việc phải làm việc trong suốt một thời gian dài liên tục.
Lợi ích
Giúp chia nhỏ các việc cần làm một cách hiệu quả
Với phương pháp quản lý thời gian Pomodoro, bạn chỉ cần tập trung cao độ trong 25 phút để hoàn thành một việc nhỏ trong một nhiệm vụ hay một dự án lớn.
Nó sẽ khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn so với việc đối mặt với việc phải hoàn thành một nhiệm vụ hay một dự án lớn suốt hàng giờ liên tục.
Thay vì phải ngồi làm bài tập liên tục hàng giờ đồng hồ thì bạn có thể chia ra thành từng phần nhỏ. Bạn tập trung hoàn thành bài tập trong 25 phút rồi nghỉ ngơi sau đó lại tiếp tục làm tiếp.
Mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn để bạn bắt tay vào thực hiện ngay lập tức và loại bỏ cảm giác mệt mỏi khi phải liên tục làm bài trong nhiều giờ liền.
Chống lại sự sao nhãng, mất tập trung
Hiện nay, khi mạng xã hội Facebook, Instagram, TikTok,… ngày càng phát triển sẽ khiến bạn dễ mất tập trung, sao nhãng hơn.
Điển hình như khi bạn đang tập trung viết luận thì bỗng nhiên thông báo tin nhắn trên Messenger hiện lên và bạn lấy điện thoại trả lời sau đó vô tình rơi vào cuộc trò chuyện “không có hồi kết” hay rơi vào trạng thái lướt Facebook.
Chỉ cần một phút “kiểm tra Facebook” có thể biến thành 20 phút sau đó để bạn cố gắng quay lại trạng thái làm việc ban đầu. Pomodoro sẽ giúp bạn chống lại tất cả những gián đoạn của bản thân và rèn luyện sự tập trung cao độ của bạn.
Mỗi một Pomodoro sẽ dành riêng cho một nhiệm vụ và khoảng thời gian nghỉ chính là cơ hội để bạn nạp năng lượng và tiếp tục trở lại những gì bạn nên làm.
Giúp nhận thức được rõ ràng hơn về thời gian
Khi bạn sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn có thể đo lường và đánh giá thời gian hoàn thành công việc của mình. Việc này giúp bạn lập kế hoạch các công việc trong ngày một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Bạn có thể xác định được chính xác bao nhiêu Pomodoro cần để thực hiện một nhiệm vụ và xây dựng thói quen làm việc hiệu quả, năng suất hơn.
Tạo động lực thực hiện các mục tiêu, nâng cao năng suất làm việc
Khi bạn bắt đầu xác định được thời gian của mình và lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc.
Bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt ra với Pomodoro tương ứng mà không bị gián đoạn, hay trì hoãn. Điều này giúp tạo động lực khiến bạn tiếp tục hoàn thành các mục tiêu khác.
Đối với một số người, họ chỉ đơn giản là được thúc đẩy bằng cách đánh bại bộ đếm thời gian. Nếu như họ chỉ còn năm phút để thực hiện, họ sẽ tăng tốc độ trung bình của mình để hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thời hạn đặt ra.
Cân bằng và ổn định trong cuộc sống
Bằng phương pháp Pomodoro, bạn làm chủ được thời gian của mình và tạo động lực để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra. Bạn có thể thử thách bản thân hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong một số lượng Pomodoro nhất định.
Nếu bạn duy trì phương pháp Pomodoro hằng ngày, bạn có thể hình thành thói quen quản lý thời gian trong công việc và cả cuộc sống của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro để theo dõi những thói quen đó mỗi ngày.
Đối tượng nào thì phù hợp với Pomodoro?
Bất kì ai cũng có thể áp dụng phương pháp Pomodoro để quản lý thời gian. Nếu bạn đang có quá nhiều công việc cần phải giải quyết nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu hay khó tập trung trong một thời gian ngắn thì có thể thử áp dụng phương pháp “quả cà chua”.
Học sinh – sinh viên
Hầu hết các bạn học sinh – sinh viên đều sẽ phải giải quyết bài tập, bài thuyết trình,… Việc áp dụng kỹ thuật Pomodoro sẽ giúp các bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ học tập lớn ra thành các việc nhỏ để hoàn thành một cách hiệu quả.
Từ đó giúp tốc độ học tăng lên, rút ngắn thời gian hoàn thành bài tập và không bị xao lãng bởi các thiết bị điện tử, mạng xã hội,…
Nhân viên văn phòng
Với dân văn phòng thì phần lớn bạn cảm thấy quỹ thời gian làm việc khá dài và có nhiều khối lượng công việc phải giải quyết: kiểm tra email, làm báo cáo,… Hãy chia nhỏ thời gian của mình và tập trung hoàn thành từng việc tương ứng với số phiên Pomodoro.
Khi bạn xác định cụ thể số lượng công việc cần làm và đưa ra thời gian chính xác để hoàn thành nó, bạn sẽ cảm thấy một ngày làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Người làm Sáng tạo
Sáng tạo nội dung là nhóm đối tượng phải ngồi hàng giờ để suy nghĩ ý tưởng và sáng tạo ra những nội dung để truyền tải đến mọi người. Vậy nên việc áp dụng kỹ thuật Pomodoro cũng rất phù hợp.
Bạn có thể dùng Pomodoro để quản lý thời gian của bạn, giúp bạn tập trung hơn và tạo động lực cho bạn trong quá trình bạn lên ý tưởng và viết nội dung.
Các khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên Pomodoro như là một cách để bạn nạp lại năng lượng và cho phép bản thân nghỉ giải lao để vận động nhẹ, thư giãn đầu óc. Từ đó giúp bạn nảy sinh thêm nhiều ý tưởng mới mẻ và hay ho hơn.
Lập trình viên
Những bạn làm lập trình viên khi áp dụng Pomodoro sẽ hạn chế với những nhiệm vụ cần được giải quyết với thời gian dài hơn 25 phút.
Tuy nhiên, nếu bạn chia nhỏ các đầu việc lớn phải làm thành những đầu việc nhỏ và xác định thời gian cụ thể, chính xác thời gian để hoàn thành nó. Từ đó, bạn sẽ phân bổ thời gian phù hợp cho từng đầu việc và theo dõi được thời gian hoàn thành dự án của bạn.
5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro
Hướng dẫn nhanh
- Quyết định công việc sẽ làm.
- Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (truyền thống là 25 phút cho 1 Pomodoro).
- Tập trung làm một việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
- Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
- Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Quyết định công việc sẽ làm
Mỗi ngày, bạn dành tầm 15 phút vào buổi tối trước khi ngủ (nếu bạn lên kế hoạch cho ngày hôm sau) hoặc buổi sáng đầu giờ trước khi làm việc để viết ra một danh sách công việc cần làm trong ngày hôm đó.
Mỗi một quả cà chua tương ứng với 1 phiên Pomodoro kéo dài 25 phút. Bạn phân bổ thời gian và đặt ra số lượng “quả cà chua” phù hợp với mỗi nhiệm vụ.
Bạn có thể dùng Ghi chú của điện thoại hoặc dùng Todoist để lập một danh sách các việc cần làm như mình bên dưới. Sau đó, bạn ước tính số lượng Pomodoro cho mỗi việc cần thực hiện.
Ở đằng sau mỗi nhiệm vụ bạn gán thêm biểu tượng “quả cà chua” để cho biết ước tính Pomodoro của bạn.
Bước 2: Cài đặt thời gian cho phiên làm việc Pomodoro
Sau khi có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết những việc cần làm, hãy áp dụng kỹ thuật Pomodoro ngay nhé. Bạn có thể sử dụng bộ hẹn giờ trên điện thoại hoặc vào Tomato Timer để cài đặt thời gian cho mỗi phiên làm việc Pomodoro.
Tìm hiểu thêm: Công nghệ vi kim tế bào gốc là gì? Review vi kim tế bào gốc từ A đến Z
Bước 3: Tập trung làm việc cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
Khi bộ hẹn giờ của bạn bắt đầu thì cũng là lúc bạn tập trung vào công việc của mình. Đây là thời gian bạn tập trung cao độ để thực hiện một việc duy nhất đã được lên kế hoạch cho đến khi chuông reo báo hết một phiên Pomodoro.
Trong khoảng thời gian này, bạn chỉ thực hiện việc đã được lên kế hoạch và không truy cập vào mạng xã hội hay sử dụng điện thoại.
Nếu trong lúc làm việc mà có phát sinh thêm việc cần làm, bạn hãy ghi nó lại vào giấy và ngay lập tức quay lại với công việc chính đang làm. Và khi bạn hoàn thành công việc sớm hơn bạn nên kiểm tra lại công việc đã làm hoặc xem trước công việc sắp tới.
Bước 4: Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
Sau khi đồng hồ reo báo hết 25 phút, bạn sẽ có một khoảng thời gian nghỉ giải lao ngắn tầm 3-5 phút.
Bước này mình nghĩ khá đơn giản nhưng khi áp dụng thực tế thì trong 5 phút nghỉ giải lao theo thói quen mình lại hay lấy điện thoại hoặc truy cập vào mạng xã hội như Facebook, Instagram,… Mình đã bị cuốn theo nó và thời gian nghỉ của mình có lúc đã lố hơn 5 phút.
Vậy nên từ kinh nghiệm mình rút ra được thì 5 phút giải lao này bạn có thể nghe nhạc, đi uống nước hoặc đơn giản đứng dậy vươn vai, đi ra ngoài cho thoải mái đầu óc và hạn chế truy cập vào mạng xã hội hay sử dụng điện thoại.
Khi hết thời gian 5 phút giải lao, bạn tiếp tục phiên Pomodoro tiếp theo để bắt đầu phần công việc kế tiếp.
Bước 5: Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.
Cứ sau 4 phiên Pomodoro (tương ứng với 4 quả cà chua), bạn sẽ có một khoảng thời gian nghỉ dài hơn từ 15 phút đến 30 phút.
Lúc này bạn có thể tận hưởng thời gian nghỉ của mình để đi ăn uống hoặc giải trí. Sau khoảng thời gian nghỉ dài kết thúc, bạn quay lại bước 1 và thực hiện tiếp các phần việc cần làm.
Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
Không gián đoạn Pomodoro
Trong một phiên Pomodoro kéo dài khoảng 25 phút, bạn hạn chế việc gián đoạn Pomodoro bởi những công việc nhỏ như kiểm tra email, kiểm tra tin nhắn. Tuy nhiên, trong những trường hợp bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
Lưu ý: Sẽ không có khái niệm 1/2 hay 2/3 Pomodoro nên bạn hãy nghiêm khắc thực hiện nguyên tắc Pomodoro thật nghiêm túc nhé!
Tập trung tuyệt đối
Khi áp dụng phương pháp Pomodoro, bạn chỉ tập trung làm một việc duy nhất theo như kế hoạch đã đặt ra. Vậy bạn nên tạm thời tắt các trang web hoặc để các thiết bị điện tử xa tầm tay có thể khiến bạn bị sao nhãng.
Bạn hãy tập trung cao độ vào công việc đang thực hiện để hoàn thành đúng như thời hạn đã định.
Tối ưu hóa Pomodoro
Nếu bạn hoàn thành công việc trước khi Pomodoro kết thúc thì bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra lại phần việc đã hoàn thành và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó. Điều này giúp mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
Nghỉ ngơi nghiêm túc
Như ở phần trên mình đã chia sẻ kinh nghiệm mình rút ra được khi áp dụng phương pháp Pomodoro là trong khoảng thời gian giải lao, bạn nên dành thời gian nghỉ ngơi, thư giãn thực sự như: nhắm mắt nghe nhạc để đôi mắt bạn được nghỉ ngơi hay đi uống nước, vận động nhẹ,…
Bạn nên làm những việc đơn giản không cần tư duy nhiều để bộ não bạn được nghỉ ngơi hoàn toàn.
Đặc biệt, bạn nên hạn chế sử dụng các thiết bị điện tử hay truy cập vào mạng xã hội vì việc này có thể khiến bạn bị lôi kéo và quên mất rằng mình chỉ có một thời gian ngắn để nghỉ ngơi.
5 Mẹo vận dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả
Lên kế hoạch trước cho các Pomodoro
Dành thời gian lên danh sách công việc của bạn và ghi lại số lượng Pomodoro tương ứng với mỗi đầu việc. Với các việc cần thời gian nhiều hơn 4 Pomodoro bạn nên chia thành các việc nhỏ hơn để dễ dàng theo dõi và quản lý hơn.
Ví dụ như một dự án thiết kế lại website sẽ có thể chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ như lên ý tưởng, tìm 5 trang web mẫu lấy cảm hứng,… Còn đối với các tác vụ nhỏ như kiểm tra email, soạn mail, gửi mail bạn có thể gom chung trong một Pomodoro để thực hiện.
Nếu một ngày làm việc của bạn là 8h, hãy phân bổ Pomodoro trong ngày không vượt quá 16. Nếu số lượng việc cần giải quyết quá nhiều, bạn nên phân loại những việc ưu tiên cần làm trước và những việc chưa khẩn cấp hoặc không quan trọng có thể hoãn lại vào ngày hôm sau.
Tạo Pomodoro dự phòng
Tuy một ngày làm việc chỉ có 8 tiếng và phân bổ cho 16 Pomodoro nhưng bạn nên tạo thêm vài Pomodoro đề phòng và sử dụng nó cho các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn bạn dự định hoặc cho những việc đột xuất xảy ra trong ngày.
Nếu không cần đến chúng, bạn hãy sử dụng thêm Pomodoro để học thêm những thứ liên quan hoặc thực hiện các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn.
Điều đó khiến bạn sẽ cảm thấy ít căng thẳng hơn khi kết thúc một ngày làm việc với Pomodoro thừa thay vì tự lên lịch quá nhiều nhưng lại không làm hết được theo thời gian dự định.
Thiết lập thời gian Pomodoro phù hợp theo năng lực bản thân
Đối với hầu hết mọi người, điểm ngọt sẽ nằm trong khoảng 25-50 phút để đạt nồng độ cao nhất với khoảng thời gian nghỉ từ 5 phút đến 15 phút.
Tuy nhiên đối với một số công việc đòi hỏi thời gian nhiều hơn để không bị ngắt mạch “dòng chảy” cảm xúc sáng tạo như viết lách, viết code, thiết kế hình ảnh,… thì 25 phút theo như kỹ thuật Pomodoro có thể là quá ngắn.
Bạn có thể thử các phiên làm việc dài hơn, phù hợp hơn với tính chất công việc của bạn.
Từ đó, bạn cũng điều chỉnh thời gian nghỉ ngơi cho phù hợp. Theo một nghiên cứu cho thấy 52 phút tập trung và 17 phút giải lao là sự cân bằng hoàn hảo hoặc một số khác thích làm việc tập trung trong 90 phút trọn vẹn với thời gian nghỉ dài hơn là 20-30 phút.
Hạn chế tiếp xúc với thiết bị công nghệ trong giờ nghỉ giữa các Pomodoro
Các khoảng nghỉ ngơi của bạn nếu dành cho việc lướt Facebook, Twitter,… có thể sẽ khiến bạn bị cuốn vào nó và quên mất phiên Pomodoro tiếp theo. Bạn hãy để cho cả đôi mắt và bộ não của bạn được nghỉ ngơi hoàn toàn.
Bạn có thể đứng dậy giãn cơ, sắp xếp quần áo, ăn nhẹ,… hoặc làm bất cứ việc gì để thoải mái đầu óc và thoát khỏi sự cám dỗ của màn hình máy tính, laptop, máy tính bảng hay điện thoại.
Dùng các ứng dụng Pomodoro
Khi bắt đầu áp dụng Pomodoro chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn, thay đổi thói quen trước đây của bạn.
Vậy nên để nghiêm khắc với bản thân trong thời gian làm việc và giải lao, bạn có thể sử dụng một ứng dụng để nhắc nhở mình như: Todoist, Forest, Pomodoro Timer Lite, Big Stretch for Windows,…
>>>>>Xem thêm: Xingtu là gì? Các tính năng và cách tải Xingtu cực dễ trên điện thoại
Trên đây là những giải đáp về phương pháp Pomodoro và cách quản lý thời gian hiệu quả hơn khi vận dụng phương pháp này. Nếu thấy bài viết hữu ích, bạn hãy chia sẻ cho người thân, bạn bè và đừng quên để lại bình luận bên dưới nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.
